Saiba como organizar o estoque da sua papelaria, otimizar sua equipe e vender mais na volta às aulas!
Introdução
O retorno às aulas, seja no início ou meio de ano, são um dos principais eventos de aumento de fluxo de caixa para qualquer papelaria. Sempre há aquela correria dos pais para conferir os melhores preços e condições, sem falar dos que acabam deixando para comprar de última hora.
E é por isso que durante este artigo vamos mostrar como organizar a sua papelaria para a volta às aulas e ser possível lucrar ainda mais.
Voltas às aulas: momento em que a sua papelaria mais deve estar preparada
Todo ano vemos em jornais matérias falando sobre compras de materiais para volta às aulas, onde mostram pais buscando por materiais de qualidade e bom preço. Sendo assim, é imprescindível ter um estoque organizado e um sistema onde se possa achar com facilidade o valor dos produtos comercializados.
Não se deve, de maneira nenhuma, arriscar deixar o cliente na mão, principalmente se você realiza vendas em loja física ou virtual. Portanto, ter uma gestão de estoque sincronizada é mais do que necessário.
Do mesmo modo, ter um bom planejamento também ajuda a mapear as necessidades do negócio e ter a possibilidade de ser feita uma previsão eficiente do que os seus clientes buscam.
Importância de analisar os números do ano anterior para organizar a papelaria
Ter uma previsão e projeção de demandas é uma das principais tarefas ao se preparar para o início do ano letivo nas papelarias. Pois, em tempos de crise econômica, diversas variáveis são consideradas, mas isso não torna esta tarefa uma missão impossível.
E, para essa estratégia, é necessário realizar uma coleta de dados das vendas do ano anterior para que a compreensão do negócio seja clara e vista em sua totalidade. O seu negócio pode utilizar duas abordagens de análise:
Qualitativa
Realizada quando o gestor tem dados suficientes do ano passado e coleta as ponderações da equipe responsável pelas vendas. Isso pode proporcionar insights, já que o vendedor tem mais contato com o cliente. Portanto, torna-se viável analisar comportamentos de compra que o gestor, por não ter tal proximidade, não consegue perceber.
Quantitativa
Utilizada para analisar dados e informações do período de vendas do ano passado, facilitando o planejamento de ações do ano atual. Essa análise pode ser feita com os dados do ano anterior ou de mais tempo atrás.
Como está o seu estoque?
Como anda o seu estoque? Está organizado? Com todo o material contabilizado e em um sistema de gestão integrador? Essas são algumas perguntas simples, porém, fazem a diferença para o estoque de uma empresa que deseja estar preparada no mercado, pronta para se destacar.
Uma boa gestão de estoque proporciona diversos benefícios, permitindo uma reposição mais rápida de insumos, evitando, dessa forma, que os clientes busquem algo que não está disponível em sua loja no momento da compra.
Sem mencionar os diferenciais de caixa e organização. Por isso, o estoque e como ele é gerenciado merece uma atenção especial. Hoje em dia, você pode contar com a tecnologia como aliada, pois há diversos softwares disponíveis no mercado para lhe ajudar na gestão completa do seu negócio.
Veja dicas para organizar a papelaria para a volta às aulas
Agora que você entende a importância de ter um estoque preparado e organizado para o retorno às aulas, confira algumas dicas de como organizar a sua papelaria para este momento:
Dica 01: Organize seus registros
Já falamos no início do artigo sobre a importância de ter um registro organizado. Logo, reforçaremos este ponto aqui, pois a organização é a base para a gestão de estoque ser otimizada.
Sendo assim, registros de compras e vendas ajudam o empreendimento a ter noção das falhas operacionais, dentre outros problemas. Custos sem sentido, reclamações e até processos sem importância podem ser identificados.
O fato é que o estoque tem correlação com as demais áreas da sua empresa e, quando ele é mal organizado e gerenciado, a tendência é que falhas como compras duplicadas aconteçam, por exemplo.
Dica 02: Tenha um método de gestão de estoque definido
É mais que necessário contar com um método eficiente de gestão, porque a papelaria conseguirá se organizar em função dos procedimentos instaurados por outros negócios que tiveram sucesso.
Um exemplo de método existente que possui êxito é um que permite a organização de estoque mais eficiente, tendo em vista as características de produtos que seu negócio comercializa. O PEPS, Primeiro que Entra, Primeiro que Sai e o UEPS, o Último que Entra e o Primeiro a Sair.
É possível também usar o método Estoque Mínimo ou Máximo, que consiste em definir uma quantidade de segurança de produtos no depósito. E essa margem, seja mínima ou máxima, vai conforme o consumo médio da mercadoria por período e reposição necessária.
Dica 03: Tenha uma equipe treinada
Não importa qual o método escolhido, sua equipe precisa estar preparada para seguir e executar os processos.
Somente confiar no talento do colaborador é um dos erros cometidos por alguns gestores, deixando de investir em um bom treinamento para toda a equipe. Uma equipe bem preparada é mais ágil em ações operacionais, e esse tipo de diferencial é notado quando os colaboradores estão alinhados com a estratégia implementada pela empresa.
Dica 04: Atenção ao giro do estoque
Primeiro vamos entender o que é o giro do estoque: é o período que uma mercadoria fica dentro do estoque até que seja preciso realizar a reposição dela. Isto é, se a papelaria conta com 60 unidades de um produto X no começo do mês, e até o final dele ela vende Y, então o giro é Y dividido por X.
Portanto, é imprescindível entender a frequência de giro de cada produto em estoque para que a gestão se torne mais otimizada. O giro possibilita a priorização do material que mais sai e ajuda a elaborar estratégias para os que saem menos.
Dica 05: Se atente a sazonalidade
É comum que em determinados períodos do ano produtos específicos tenham mais procura do que outros. Temos como assunto a volta às aulas, por exemplo, sendo um período no qual as vendas de material escolar disparam de forma notável.
Por isso, esse período exige um melhor preparo por parte do lojista. O ideal seria a empresa se organizar em função dos períodos, pois assim é possível definir processos, sempre estando um passo à frente.
Dica 06: Automatize processos
Tradicionalmente, controles de estoque e fluxo de caixa são feitos de forma tradicional com papel e caneta ou em planilhas de Excel. Porém, o problema é que, tendo em vista uma grande variedade de produtos em uma loja, esse processo manual pode se tornar algo muito burocrático.
Sendo assim, o mais indicado é contar com um programa de automação comercial, onde você conta com recursos avançados de gestão e integra o estoque da loja física com a loja virtual. Isso evita que aconteça problemas como compras de produtos que não estão disponíveis em estoque.
Nós da wSAC podemos ajudar a organizar a sua papelaria para a volta às aulas!
É neste sentido que você deve considerar automatizar o processo de gestão de estoque da sua papelaria. E, para isso, você pode contar com o software gestão da wSAC!
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